A szoftveres ajánlatkérésnek az volna a dolga, hogy összehasonlíthatóvá tegye a szállítókat. A legtöbb az ellenkezőjét éri el, mert olyan részletesen ír le egy megoldást, hogy azzal megköti a választ, közben viszont kihagyja azokat az adatokat, amelyekre bárkinek szüksége lenne az árazáshoz. Az eredmény öt árajánlat, amelyek között nagyságrendi különbség van, formailag mindegyik szabályos, és egyik sem ugyanazt méri.

A szokásos magyarázat az, hogy a szállítók kitérnek a válasz elől. Néha tényleg ez a helyzet. Sokkal gyakoribb, hogy a dokumentum olyan számot kért, amelyet a saját tartalmából nem lehetett előállítani, és minden szállító más feltételezésekkel töltötte ki a hézagokat.

Az a próba, amely megmondja, működni fog-e az ajánlatkérése: el tudná olvasni két különböző szállító úgy, hogy lényegében ugyanarra a terjedelemre jusson? Ha a dokumentumban annyi áll, hogy „felhasználókezelés”, és nem derül ki, hány szerepkör van, hogy a jogosultságok rekordonként eltérnek-e, vagy hogy egy meglévő címtárhoz kell-e kapcsolódni, akkor az egyik egy hetet áraz, a másik két hónapot. Mindkettő őszintén válaszol. Összehasonlítani viszont nem tudja őket.

Miért rossz kiindulópont a funkciólista

A funkciók listája azt mondja el a szállítónak, amit ön eldöntött, nem azt, amire szüksége van. Ez azért számít, mert a döntés lehet rossz, és aki ezt észreveszi, annak az ön által megszabott szerkezetben nincs módja szóvá tenni.

Ráadásul pont azokat az adatokat rejti el, amelyek a költséget hajtják. A szoftverben a ráfordítás a kényelmetlen részekben ül: hány külső rendszerhez kell csatlakozni, mennyi meglévő adatot kell átköltöztetni és milyen állapotban van, hány különböző felhasználótípus van eltérő jogosultságokkal, és milyen megfelelési kötelezettségek vannak. Egy funkciólista lehet hosszú úgy, hogy ezekből semmit nem tartalmaz.

Az alternatíva nem a homályosság. Írja le pontosan a problémát, mondja meg, mely feltételek valóban kötöttek, az ajánlat pedig magyarázza el a megközelítést. Eltérő válaszokat fog kapni, és az eltérések informatívak lesznek ahelyett, hogy zajt jelentenének.

Mi legyen valójában a szoftveres ajánlatkérésben

Az üzleti probléma és a siker meghatározása. Mi történik most, minek kellene helyette történnie, és miből fogja tudni, hogy sikerült. A szállítók ezt használják a terjedelem megkérdőjelezésére, és ebben a szakaszban ez a legértékesebb, amit tehetnek.

Mennyiségek és nagyságrendek, számokkal. Felhasználók, tranzakciók, rekordok, várható növekedés. Már önmagában ez kiirtja az árajánlatok közötti szórás jelentős részét.

A rendszerek, amelyekhez csatlakozni kell, néven nevezve, azzal a megjegyzéssel, hogy melyikhez van dokumentált felület. Egyetlen dokumentálatlan örökölt kapcsolat többe kerülhet, mint az összes többi együtt.

A már meglévő adatok. Mennyi van, hol tárolják és milyen állapotban van. A migráció rendszeresen a projekt legjobban alábecsült sora.

A valóban kötött feltételek. Szabályozói kötelezettségek, előírt üzemeltetési helyszín, meglévő azonosításszolgáltató, elmozdíthatatlan határidő. Mondja meg, melyik kemény és melyik csak preferencia, mert a kemény feltételeket a szállítók védekezően árazzák.

Amit nem kér. A dolgok kifejezett kizárása az egyik legolcsóbb módja annak, hogy csökkentse az árajánlatok közötti szórást.

A költségkerete. Ha visszatartja, attól nem lesz alacsonyabb az ár. Attól olyan ajánlatokat kap, amelyeket egy senki által nem ismert kerethez szabtak, és amelyeket utána újra kell csinálni. A megadott sáv lehetővé teszi, hogy a szállítók megmondják, mi fér bele. Az egyedi szoftverfejlesztés költségeiről szóló útmutatónk leírja, mit vesz meg az egyes sávok.

A kérdések, amelyek elválasztják a szállítókat

Kérdezzen kevesebbet, de jobbat. Ezek többet árulnak el, mint egy százsoros megfelelési mátrix.

Mit építene meg először, és miért? A sorrend megmutatja, hogy a problémát értették-e meg vagy csak a dokumentumot.

Mi ebben a legkockázatosabb rész, és hogyan csökkentené? Az a szállító, aki megnevez egy valódi kockázatot, megbízhatóbb annál, aki egyet sem jelent.

Pontosan ki fogja csinálni a munkát? Nevek, tapasztalati szint, és az idejük mekkora hányada. Az az ajánlat, amelyet olyanok írtak, akik nem fogják megépíteni, ismerős csalódás.

Mi történik, ha változik a terjedelem? Változni fog. A válaszból kiderül, hogyan működik a kapcsolat nyomás alatt, és ez többet számít a napidíjnál.

Mire van szükségük tőlünk? A projektek legalább annyiszor buknak el a megrendelői oldal rendelkezésre állásán, mint a szállító képességein, és aki ezt kimondja, a valóságot írja le ahelyett, hogy adna el.

Mi lesz a miénk a végén? Forráskód, infrastruktúra, fiókok, adatok. Ezt még a kiválasztás előtt rögzítsék írásban, ne utána.

Hogyan olvassa a válaszokat

A legolcsóbb ajánlat rendszerint a terjedelem legszűkebb értelmezését tükrözi, nem a legnagyobb hatékonyságot, a különbség pedig változtatási igények formájában bukkan fel, miután a munka elindult.

Nézze meg, hova tette az energiát az egyes szállítók. Az az ajánlat, amely a hosszát az integrációra és az adatmigrációra fordítja, megértette, hol van a nehézség. Amelyik a módszertanra és a csapatfotókra fordítja, az nem foglalkozott a problémával.

A kéretlen ellenvetést tekintse jó jelnek. Az a szállító, aki azt mondja, hogy a terjedelem egy része felesleges, vagy hogy egy megadott feltétel többe kerül, mint amennyit ér, pontosan azt a munkát végzi, amit valójában szeretne. Aki mindenben egyetért, azt könnyebb olvasni és rosszabb vele dolgozni.

És ellenőrizze, hogy minden árajánlat ugyanarra a kérdésre válaszol-e. Ahol kettő között háromszoros a különbség, ott az egyik feltételezett valamit, ami nem szerepelt a dokumentumban, és ennek a kiderítése hasznosabb bármilyen pontozómátrixnál.

Mikor ne írjon ki ajánlatkérést

Ha a munka kicsi, vagy felderítő jellegű, vagy még nem tudja, mire van szüksége, akkor az ajánlatkérés rossz eszköz. Mindkét oldalnak heteket vesz el, és a pontosság hamis benyomását kelti.

Ilyenkor általában jobb egy fizetett felderítő szakasz: egy rövid munka, amely olyan specifikációt állít elő, amivel utána piacra lehet menni, vagy amely kimondja, hogy a dolgot nem érdemes megépíteni. Mindkét kimenetel jobb, mint versenyeztetni egy olyan terjedelmet, amelyet senki nem tudott meghatározni. Az MVP szoftverfejlesztésről szóló útmutatónk lehatárolási fegyelme itt közvetlenül alkalmazható.

A Mecanik válaszol ajánlatkérésekre, és abban is segít a szervezeteknek, hogy megírják őket, a szoftverfejlesztési munkánk részeként. Azok a dokumentumok, amelyekből jó árajánlatok születnek, következetesen a rövidebbek, amelyekben valódi számok vannak.

Gyakran ismételt kérdések

Mit tartalmazzon egy szoftveres ajánlatkérés? Az üzleti problémát és a siker meghatározását, a mennyiségeket és nagyságrendeket valódi számokkal, néven nevezve azokat a rendszereket, amelyekhez csatlakozni kell, és hogy melyikhez van dokumentált felület, a migrálandó adatok állapotát, hogy mely feltételek valóban kötöttek, mi esik kifejezetten a terjedelmen kívülre, és egy költségkeret sávot.

Beleírjam a költségkeretemet az ajánlatkérésbe? Igen. A visszatartás nem eredményez alacsonyabb árat, hanem olyan ajánlatokat, amelyeket egy senki által nem ismert kerethez szabtak, és amelyeket utána újra kell csinálni. A megadott sáv lehetővé teszi, hogy a szállítók megmondják, mi valósítható meg benne reálisan, és összehasonlíthatóvá teszi a válaszokat.

Miért térnek el ennyire ugyanarra a szoftverre adott árajánlatok? Rendszerint azért, mert a dokumentum hézagokat hagyott, és minden szállító más feltételezésekkel töltötte ki őket. Egy olyan sor, mint a „felhasználókezelés”, a szerepkörök száma, a rekordonkénti jogosultságok vagy a címtárintegráció megadása nélkül, őszintén árazható egy hétre és két hónapra is. A szórás az ajánlatkérés tulajdonsága, nem a szállítóké.

Milyen kérdések mutatják meg a jó szoftverszállítót? Mit építene meg először és miért, mit tart a legkockázatosabb résznek és hogyan csökkentené, pontosan ki végzi a munkát és az idejének mekkora hányadában, hogyan kezelik a terjedelem változásait, mire van szükségük öntől, és mi lesz az öné a végén.

Mikor ne használjak ajánlatkérést? Ha a munka kicsi, felderítő jellegű, vagy még nem tudja meghatározni, mire van szüksége. Egy meghatározatlan terjedelem versenyeztetése mindkét oldalnak heteket vesz el, és hamis pontosságot teremt. Jobb eszköz egy fizetett felderítő szakasz, amely specifikációt állít elő, vagy kimondja, hogy a projektet nem érdemes megcsinálni.