O cerere de ofertă software ar trebui să facă furnizorii comparabili. Cele mai multe obțin exact opusul, pentru că descriu o soluție suficient de detaliat încât să constrângă răspunsul, lăsând totodată pe dinafară informațiile de care ar avea nevoie oricine ca să o coteze. Rezultatul sunt cinci cotații care se întind pe un ordin de mărime, toate corecte formal, niciuna măsurând același lucru.

Diagnosticul obișnuit este că furnizorii se feresc de răspuns. Uneori chiar așa este. Mult mai des, documentul a cerut un număr care nu putea fi produs din ceea ce conținea, iar fiecare furnizor a umplut golurile cu alte presupuneri.

Testul care spune dacă cererea dumneavoastră va funcționa: ar putea doi furnizori diferiți să o citească și să ajungă, în esență, la același perimetru? Dacă un document spune „administrarea utilizatorilor” fără să indice câte roluri există, dacă permisiunile diferă de la o înregistrare la alta sau dacă trebuie legată de un director existent, unul cotează o săptămână și altul două luni. Amândoi răspund onest. Nu îi puteți compara.

De ce o listă de funcții este punctul de plecare greșit

O listă de funcții îi spune furnizorului ce ați decis, nu de ce aveți nevoie. Asta contează, pentru că decizia poate fi greșită, iar cel care observă acest lucru nu are cum să o spună în structura pe care i-ați impus-o.

Ascunde, de asemenea, chiar informațiile care determină costul. În software efortul stă în părțile incomode: câte sisteme externe trebuie conectate, câte date existente trebuie migrate și în ce stare sunt, câte tipuri distincte de utilizatori cu drepturi diferite există și care sunt obligațiile de conformitate. O listă de funcții poate fi lungă și să nu conțină nimic din toate acestea.

Alternativa nu este vagul. Descrieți problema cu precizie, spuneți care sunt constrângerile cu adevărat fixe și lăsați propunerea să explice abordarea. Veți primi răspunsuri diferite, iar diferențele vor fi informative în loc să fie zgomot.

Ce ar trebui să conțină de fapt o cerere de ofertă software

Problema de business și ce înseamnă succesul. Ce se întâmplă acum, ce ar trebui să se întâmple în schimb și cum veți ști că a funcționat. Furnizorii folosesc asta ca să conteste perimetrul, iar acesta este cel mai valoros lucru pe care îl pot face în etapa respectivă.

Volumele și scara, cu cifre. Utilizatori, tranzacții, înregistrări, creșterea așteptată. Numai acest lucru elimină o parte însemnată din diferențele între cotații.

Sistemele la care trebuie să se conecteze, denumite, cu o notă despre care dintre ele au o interfață documentată. O singură integrare cu un sistem vechi și nedocumentat poate depăși costul a tot restul la un loc.

Datele pe care le aveți deja. Cât de multe, unde stau și în ce stare se află. Migrarea este, în mod constant, linia cel mai des subestimată din orice proiect.

Constrângerile cu adevărat fixe. Obligații de reglementare, o locație de găzduire impusă, un furnizor de identitate deja folosit, un termen care nu se poate muta. Spuneți care sunt ferme și care sunt preferințe, pentru că furnizorii cotează defensiv constrângerile ferme.

Ce nu cereți. Excluderea explicită a unor lucruri este una dintre cele mai ieftine metode de a reduce diferențele între cotații.

Intervalul dumneavoastră de buget. Ascunderea lui nu vă aduce un preț mai mic. Vă aduce propuneri dimensionate pentru un buget pe care nu îl știe nimeni și care apoi trebuie refăcute. Un interval declarat le permite furnizorilor să vă spună ce se poate face în el. Ghidul nostru despre costul dezvoltării de software personalizat arată ce cumpără fiecare prag.

Întrebările care separă furnizorii

Puneți mai puține întrebări, dar mai bune. Acestea spun mai mult decât o matrice de conformitate cu o sută de rânduri.

Ce ați construi primul și de ce? Ordinea arată dacă au înțeles problema sau doar documentul.

Care este partea cea mai riscantă și cum ați reduce riscul? Un furnizor care numește un risc real este mai demn de încredere decât unul care nu raportează niciunul.

Cine anume va face treaba? Nume, nivel de experiență și cât din timpul lor. O propunere scrisă de oameni care nu o vor construi este o dezamăgire cunoscută.

Ce se întâmplă când se schimbă perimetrul? Se va schimba. Răspunsul vă arată cum funcționează relația sub presiune, ceea ce contează mai mult decât tariful zilnic.

De ce aveți nevoie de la noi? Proiectele eșuează din cauza disponibilității de partea clientului cel puțin la fel de des ca din cauza capacității furnizorului, iar cel care spune asta descrie realitatea în loc să vândă.

Ce deținem la final? Cod, infrastructură, conturi, date. Puneți asta pe hârtie înainte de selecție, nu după.

Cum citiți răspunsurile

Cotația cea mai mică reflectă de obicei cea mai îngustă interpretare a perimetrului, nu cea mai mare eficiență, iar diferența iese la suprafață sub formă de cereri de modificare după ce lucrul a început.

Uitați-vă unde și-a pus fiecare furnizor efortul. O propunere care își consumă lungimea pe integrare și pe migrarea datelor a înțeles unde este dificultatea. Una care și-o consumă pe metodologie și pe pozele echipei nu s-a apropiat de problemă.

Tratați obiecțiile nesolicitate ca pe un semnal bun. Un furnizor care spune că o parte din perimetrul dumneavoastră este inutilă, sau că o constrângere declarată va costa mai mult decât valorează, face exact munca pe care o doriți. Furnizorii care sunt de acord cu tot se citesc mai ușor și se lucrează mai greu cu ei.

Și verificați că fiecare cotație răspunde la aceeași întrebare. Acolo unde două diferă cu un factor de trei, una dintre ele a presupus ceva ce documentul nu spunea, iar aflarea acelui lucru este mai utilă decât orice matrice de punctare.

Când este mai bine să nu faceți una

Dacă lucrarea este mică, sau exploratorie, sau dacă nu știți încă de ce aveți nevoie, cererea de ofertă este instrumentul greșit. Costă săptămâni ambelor părți și creează o impresie falsă de precizie.

Pentru astfel de situații, o etapă de descoperire plătită este de obicei mai bună: o lucrare scurtă care produce o specificație pe care apoi o duceți în piață, sau care stabilește că lucrul nu merită construit. Ambele rezultate bat o competiție pe un perimetru pe care nimeni nu îl putea defini. Disciplina de delimitare din ghidul nostru despre dezvoltarea unui MVP se aplică direct.

Mecanik răspunde la cereri de ofertă și ajută organizațiile și să le scrie, ca parte a activității noastre de dezvoltare software. Documentele care produc cotații bune sunt, în mod constant, cele mai scurte, cu cifre reale în ele.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să conțină o cerere de ofertă software? Problema de business și ce înseamnă succesul, volumele și scara cu cifre reale, sistemele cu care trebuie să se integreze, denumite, și dacă fiecare are o interfață documentată, starea datelor care trebuie migrate, care constrângeri sunt cu adevărat fixe, ce rămâne explicit în afara perimetrului și un interval de buget.

Trebuie să pun bugetul în cererea de ofertă? Da. Ascunderea lui nu produce un preț mai mic, produce propuneri dimensionate pentru un buget pe care nu îl știe nimeni și care apoi trebuie refăcute. Un interval declarat le permite furnizorilor să vă spună ce se poate face realist în el și face răspunsurile comparabile.

De ce variază atât de mult cotațiile pentru același software? De obicei pentru că documentul a lăsat goluri, iar fiecare furnizor le-a umplut cu alte presupuneri. O linie precum „administrarea utilizatorilor”, fără indicații despre numărul de roluri, despre drepturile pe înregistrare sau despre legătura cu un director, poate fi cotată onest la o săptămână sau la două luni. Variația este o proprietate a cererii de ofertă, nu a furnizorilor.

Ce întrebări arată un furnizor de software bun? Ce ar construi primul și de ce, ce consideră partea cea mai riscantă și cum ar reduce riscul, cine anume va face treaba și cu cât din timpul său, cum sunt tratate schimbările de perimetru, de ce are nevoie de la dumneavoastră și ce dețineți la final.

Când nu ar trebui să folosesc o cerere de ofertă? Când lucrarea este mică, exploratorie sau când încă nu puteți defini de ce aveți nevoie. O competiție pe un perimetru nedefinit costă săptămâni ambelor părți și creează o precizie falsă. O etapă de descoperire plătită, care produce o specificație sau care stabilește că proiectul nu merită făcut, este instrumentul mai bun.